• Telefon: +420326905103
  • Email: info@relimex.cz

Skartace dokumentů

www.relimex.cz > Skartace dokumentů

V případě zájmu kontaktujte naší obchodní zástupkyni Alenu Stejskalovou

Telefon: 737 042 298
Email : alena.stejskalova@relimex.cz

 

 

Popis procesu skartace dokumentů

a/ Přistavení prázdných kontejnerů.

Z ohledem na bezpečnost procesu skartace a pro jeho

maximální zrychlení Relimex s.r.o
používá evropský systém výměnných hliníkových kontejnerů s individuálním zámkem a číslem.
Řidiči – hlásí se v termínu sjednaném pro každou pobočku na základě předem stanoveného
harmonogramu, a to ke konkrétně stanovené osobě na pevně určeném místě, kde přistavují
požadovaný počet kontejnerů.

b/ Nakládka kontejneru s dokumenty

Posádky vozidel mění naplněné kontejnery za prázdné

a to v okamžiku
příjezdu k zákazníkovi.Před odběrem kontejnerů je víko každého kontejneru uzamčeno

a zabezpečeno zabouchnutím. Odběr takto hermeticky uzavřených kontejnerů je proveden
odborně vyškolenou svozovou posádkou.

c/ Dodací list – potvrzení odběru dokumentů

Odběr kontejnerů je potvrzen na speciálním dodacím listu
– potvrzení odběru dokumentů.
Dodací listy jsou připraveny jako pokyn k
provedení zakázky v sídle naší firmy Relimex s.r.o a jsou předány svozovým posádkám. V okamžiku odběru kontejnerů svozová posádka ručně potvrzuje individuální a neopakovatelné číslo jednotlivých kontejnerů a jejich typy.

d/ Nakládka dokumentů na svozové vozidlo a jejích přeprava do skartovacího zařízení:

Posádka vozidla provádí nakládku plných a zabezpečených kontejnerů na nákladní vozidlo, které je vybaveno zdvihací rampou. Vozidla jsou vybavena tlačítky pro autorizaci přístupu k nákladnímu prostoru (dodatečně existuje možnost plombovaní vozidel). Odebrané materiály jsou převáženy co nejkratší cestou do skartovacího zařízení. Přeprava je vždy prováděna označeným nákladním autem a uniformovanou posádkou vybavenou indentifikačními kartami. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na plnění služby jsou prověřováni na trestní bezúhonnost a pravidelně školení za účelem zaručení plné důvěryhodnosti a bezpečnosti. Speciální instrukce a pokyny (havarijní plán) popisují způsob a reakce pro případ výskytu výjimečných situaci (n.p. Havárie vozidla). Všechna vozidla jsou vybavena systémem monitoringu GPS a také mobilním telefonem.

e) Vykládka vozidel

Vykládka vozidel je prováděna v hlídaném areálu zabezpečeném fyzickou ochranou a nepřetržitě monitorovaným systémem průmyslových kamer. V samotném objektu je přístup k vyhrazeným prostorům možný jenom autorizovaným osobám. Veškeré kontejnery jsou ihned po jejich vykládce evidovány a počítány vedoucím provozu a jejich počet je zaznamenán v denním hlášení. Cílem této procedury je porovnání počtů kontejnerů dle dodacích listů s fakticky zjištěným počtem. Kontrolována jsou také čísla kontejnerů. Následně jsou kontejnery přemístěny do monitorované zóny, kde následuje přímá likvidace a skartace jejich obsahu.

f) Skartace nosičů dat.

Místnost ve které je prováděn proces skartace je zamčena a bez prodlevy je zahájen samotný proces skartace, který trvá tak dlouho, dokud nejsou skartované všechny nosiče dat odebrané z dané pobočky. Kontejnery jsou otevírány centrálním klíčem, který má u sebe jen vedoucí provozu a následně vyprazdňovány přímo nad skartovacím strojem. Materiál je dále nasměrován do skartovacího zařízení, kde následuje jeho mechanická destrukce a to při dodržení 3. stupně utajení dle normy DIN 32757-1. Po skartaci je materiál promíchán a slisován pod tlakem 60 tun. Touto cestou je dosaženo 4. stupně utajení. Relimex s.r.o nepodmiňuje cenu za službu skartace dokumentů stupněm jejich utajení a díky použité technologii bude zlikvidováno 100% nosičů dat v 3. a 4. stupni utajení, a to vše v souladu s normou DIN 32757-1. Papír, který je již anonymně rozdrcen a promíchán je předán jako druhotná surovina k následující recyklaci ..

g) Dokumentování procesu skartace

Proces je registrován 24 hodin systémem průmyslových kamer, jejichž záznam je ukládán do paměti počítače a uložen po dobu 60-ti dnů. Objednavatel může na dodatečné přání obdržet CD-ROM/DVD s nahraným procesem skartace jeho dokumentů.

Proces skartace je dozorován alespoň dvěma důvěryhodnými zaměstnanci, kteří jsou písemně poučeni o povinnosti záručení bezpečnosti a spolehlivosti veškerých činností během procesu skartace a kteří také mají povinnost dodržovaní mlčenlivosti.

Veškeré činnosti jsou průběžně kontrolovány vedením firmy.

Relimex s.r.o samozřejmě kdykoliv zpřístupní své skartovací zařízení za účelem kontroly zákazníkem nebo jím zplnomocněnou třetí osobou.

Bezpečně sbíráme, vyvážíme a skartujeme:

Papírové nosiče informací:

• archivy
• kartotéky
• výkresy a plány
• výkazy
• faktury
• zápisy
• knihy a časopisy
• zprávy a raporty

Optické a magnetické nosiče informací:

• disky CD
• disky DVD
• bezpečnostní obálky
• kreditní karty
• magnetofonové pásky a pásky video
• diskety
• folie k prezentaci
• identifikační karty
• negativy
• fotografie
• mikrofilmy
• harddisky počítačů

Jiné kancelářské materiály:

• makulatura
• obaly
• použitá elektronická zařízení
• baterie
• zářivky
• tonery

 

 

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Firma Relimex spol. s r.o. zavedla vhodná technická a organizační opatření, tak aby nemohlo docházet k úniku osobních údajů původce dokumentů ve smyslu pravidel GDPR.
Všichni zaměstnanci firmy jsou v této problematice pravidelně proškolování interním auditorem.